תנאי שימוש

WorkFile היא פלטפורמת SaaS לניהול מסמכי עובדים, ובכלל זה תהליכי קליטת עובדים (Onboarding), ניהול טופס 101, שליחת מסמכים לחתימה, ניהול תלושי שכר וחיבור למערכות שכר.

למונחים הבאים תהיה המשמעות שלצידם, אלא אם נאמר אחרת:

• לקוח — תאגיד או עוסק אשר רכש מנוי לשירות עבור עצמו ו/או עובדיו.
• משתמש — כל אדם המשתמש בפועל בשירות, לרבות מנהלים, נציגי משאבי אנוש ועובדי הלקוח.
• עובד — משתמש קצה אשר גישתו לפלטפורמה ניתנה על ידי הלקוח לצורך מילוי מסמכים אישיים.
• תוכן — כל נתון, קובץ, מסמך, טופס, תמונה או מידע שהועלה, נוצר או נאסף במסגרת השירות.

עצם ההרשמה לשירות, הגישה אליו או השימוש בו מהווים הסכמה מלאה ובלתי חוזרת לתנאי שימוש אלה ולמדיניות הפרטיות של השירות. משתמש שאינו מסכים לתנאים כולם או חלקם — אינו רשאי לעשות שימוש בשירות.

משתמש הפועל מטעם תאגיד מצהיר כי הוא מוסמך להתקשר בשם התאגיד ולחייבו בתנאים אלה.

פורטל עובדים: גם עובדים המוזמנים על ידי הלקוח לפורטל העובדים נחשבים למשתמשים בשירות. הלקוח (מעביד) אחראי ליידע את עובדיו על תנאי השימוש ועל מדיניות הפרטיות טרם מתן הגישה לפורטל, ולהבטיח שימוש עובדים אינו מפר הוראות דין, הסכמי עבודה או מדיניות פנימית. עובד שאינו מסכים לתנאים — אינו רשאי להשתמש בפורטל או להגיש בו מסמכים.

השירות כולל, בין היתר:

• ניהול מרכזי של מסמכי עובדים ותיקי עובד דיגיטליים.
• הפקה, שליחה, מילוי ואישור של טופס 101 ומסמכי Onboarding.
• שליחת מסמכים אישיים לחתימה דיגיטלית של עובדים.
• ניהול, שיוך וצפייה בתלושי שכר.
• ממשקים לחיבור למערכות שכר חיצוניות ו-Webhooks.

אנו רשאים להוסיף, לשנות או להפסיק תכונות ורכיבים בשירות מעת לעת, לפי שיקול דעתנו הבלעדי, ובלבד שלא ייפגע באופן מהותי המהות הבסיסית של השירות בתקופת המנוי בתוקף.

• המשתמש מתחייב למסור פרטים מלאים, נכונים ומדויקים במעמד ההרשמה ולעדכנם לפי הצורך.
• אין להעביר סיסמאות או פרטי גישה לצדדים שלישיים. הלקוח אחראי לכל פעולה שתתבצע בחשבונו.
• יש לדווח לחברה באופן מיידי על כל שימוש לא מורשה בחשבון או חשד לפריצה.
• החברה רשאית להשעות או לחסום חשבון בגין הפרת תנאים או חשד לפעילות בלתי חוקית.

• השירות ניתן במודל מנוי חודשי או שנתי, בהתאם למסלול שנבחר.
• התשלום מתבצע מראש. המנוי מתחדש אוטומטית בתום כל תקופה, אלא אם הלקוח ביטל אותו קודם לכן.
• המחירים אינם כוללים מע"מ, אלא אם צוין אחרת.
• ביטול מנוי ייכנס לתוקף בתום תקופת החיוב הנוכחית. אין החזרים על ימים שלא נוצלו, אלא אם נדרש אחרת על פי דין.
• החברה רשאית לעדכן את המחירים, בהודעה מוקדמת של 30 יום לפחות טרם החידוש הבא.
• איחור בתשלום עלול להביא להשעיית הגישה לשירות עד להסדרתו.

המשתמש מתחייב שלא לעשות בשירות כל שימוש בלתי חוקי או פוגעני, ובכלל זה:

• העלאת תוכן פוגעני, מזיק, מפר זכויות יוצרים או מכיל תוכנות זדוניות.
• ניסיון לפרוץ, לעקוף מנגנוני אבטחה או לקבל גישה בלתי מורשית לנתונים.
• ביצוע Reverse Engineering, פריצה, שכפול או העתקה של הפלטפורמה.
• שימוש בשירות לצרכי דיוור לא מורשה (spam) או כריית מידע בהיקף חריג.
• שימוש שעלול להעמיס באופן חריג על תשתיות השירות או לפגוע בזמינותו.

הלקוח נושא באחריות המלאה והבלעדית לתוכן שהוא מעלה או מייצר בשירות, לרבות נכונות הנתונים, עדכניותם ותקינותם המשפטית. הלקוח מצהיר כי יש בידיו את כל ההרשאות והזכויות הנדרשות לאיסוף, להעלאה ולעיבוד המידע האישי של עובדיו במסגרת השירות.

החברה אינה בודקת את התוכן שהועלה על ידי הלקוח, ואינה אחראית לתוצאות משפטיות, מיסויות או אחרות הנובעות משימוש שגוי, ממידע חסר או מהחלטות שהתקבלו על בסיס נתונים אלה.

כל הזכויות בשירות, לרבות זכויות היוצרים, הסימנים המסחריים, קוד המקור, העיצוב, שם המותג WorkFile וכל רכיב אחר בפלטפורמה — שייכות לחברה בלבד ו/או לבעלי הזכויות מטעמה.

הלקוח מקבל רישיון שימוש אישי, מוגבל, לא בלעדי ובלתי ניתן להעברה, לתקופת המנוי בלבד ובכפוף לתנאים אלה. אין בשימוש בשירות כדי להעניק ללקוח זכויות קניין רוחני כלשהן מעבר לרישיון השימוש.

התוכן שהועלה לשירות על ידי הלקוח נשאר בבעלותו המלאה. ללקוח מוענקת הזכות להוריד ולייצא את הנתונים שלו במהלך תקופת המנוי.

החברה מכבדת את פרטיות המשתמשים ופועלת בהתאם להוראות חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 ותקנותיו. איסוף, שימוש ואחסון של מידע אישי במסגרת השירות מפורטים במדיניות הפרטיות של השירות.

ככל שיחולו על השירות דינים נוספים בתחום הגנת המידע, לרבות תקנות ה-GDPR האירופיות או רגולציות מקומיות אחרות, השירות יפעל בהתאם להוראותיהם, בכפוף להסכמים פרטניים ככל שיידרשו.

החברה מיישמת אמצעי אבטחה טכניים וארגוניים סבירים לשם הגנה על המידע המאוחסן בשירות, ובכלל זה הצפנת תקשורת (TLS), הצפנת מידע בשרתי הענן, בקרות גישה מבוססות תפקידים (RBAC) וגיבויים תקופתיים.

REISNEXT פועלת כמעבד מידע עבור הלקוח העסקי, בכפוף להסכם עיבוד מידע נפרד, ככל שייחתם. הלקוח נחשב בעל השליטה במידע (Data Controller) ביחס למידע האישי של עובדיו המנוהל בשירות.

על אף האמור, אין באפשרות החברה להבטיח באופן מוחלט שהשירות יהיה חסין מפני חדירות, תקלות או שיבושים, והלקוח מוותר על כל טענה בעניין זה בכפוף להוראות הדין.

השירות עושה שימוש בספקי תשתית וענן, לרבות שירותי אחסון, מסדי נתונים, שליחת אימיילים וממשקי בינה מלאכותית. שימוש בשירותים אלה כפוף לתנאיהם ולמדיניות הפרטיות שלהם.

החברה בוחרת ספקים ברמת אבטחה מקובלת, אך אינה אחראית לתקלות או לנזקים שמקורם בשירותי צד שלישי.

החברה תפעל במאמצים סבירים לשמור על זמינות גבוהה של השירות. יחד עם זאת, השירות עשוי להיות בלתי זמין מעת לעת בשל תחזוקה מתוכננת, עדכוני גרסה, תקלות טכניות או אירועים שאינם בשליטת החברה.

במידת האפשר, תישלח הודעה מוקדמת על תחזוקה מתוכננת. אין באמור התחייבות לרמת שירות מספרית מחייבת.

השירות מסופק "כפי שהוא" (AS-IS) ו"בהתאם לזמינות" (AS-AVAILABLE), ללא אחריות מפורשת או משתמעת מכל סוג, לרבות התאמה למטרה מסוימת, אי-הפרה או סחירות.

בכפוף להוראות הדין, החברה לא תהיה אחראית לנזקים עקיפים, תוצאתיים, מיוחדים או עונשיים, ובכלל זה אובדן רווחים, אובדן מוניטין או אובדן נתונים.

בכל מקרה, אחריותה הכוללת של החברה כלפי הלקוח, מכל עילה שהיא, לא תעלה על סכום דמי המנוי ששילם הלקוח בפועל בגין השירות ב-12 החודשים שקדמו לאירוע שהקים את העילה.

החברה לא תהיה אחראית לאובדן מידע, לנזק או להפסד שנגרמו עקב שימוש שגוי של המשתמש בשירות, מחיקת מידע שבוצעה על ידו, מסירת פרטי גישה לצד שלישי, או פעולות שבוצעו באמצעות חשבונו, בין אם על ידי המשתמש ובין אם על ידי מי שהשתמש בפרטי הגישה שלו.

הלקוח מתחייב לשפות את החברה בגין כל נזק, הפסד, הוצאה או תביעה, לרבות שכר טרחת עורכי דין, שייגרמו לה כתוצאה משימוש הלקוח בשירות בניגוד לתנאים אלה, בניגוד להוראות הדין, או תוך פגיעה בזכויות צד שלישי.

• הלקוח רשאי להפסיק את השימוש בשירות בכל עת, בכפוף לתנאי המנוי החלים עליו.
• החברה רשאית להשעות או לסיים את הגישה לשירות, באופן זמני או קבוע, במקרה של הפרת תנאי שימוש אלה, שימוש בלתי חוקי, סיכון לאבטחת המערכת, אי-תשלום, או פגיעה בשירות, במשתמשים אחרים או בזכויות החברה.
• החברה רשאית להפסיק את הפעלת השירות, כולו או חלקו, בהודעה מוקדמת של 60 ימים לפחות ללקוחות בעלי מנוי פעיל, אלא אם הפסקת השירות נדרשת באופן מיידי עקב הוראות דין, שיקולי אבטחת מידע, אירועי כוח עליון או נסיבות חריגות אחרות שאינן בשליטת החברה.
• הלקוח רשאי לייצא את נתוניו במהלך תקופת המנוי ולפני סיום ההתקשרות, בהתאם לאפשרויות הייצוא הקיימות בשירות.
• לאחר סיום ההתקשרות, החברה רשאית לשמור את נתוני הלקוח למשך תקופה סבירה הנדרשת לצורכי גיבוי, שחזור, עמידה בדרישות הדין, טיפול במחלוקות או הגנה על זכויותיה, ולאחר מכן למחוק או לבצע אנונימיזציה של הנתונים, בכפוף לכל דין.

החברה רשאית לעדכן את תנאי השימוש מעת לעת. במקרה של שינויים מהותיים, תימסר הודעה סבירה מראש בדוא"ל או בגוף השירות. המשך השימוש בשירות לאחר עדכון התנאים מהווה הסכמה לגרסה המעודכנת.

על תנאי שימוש אלה ועל כל סכסוך הנובע מהם או קשור אליהם יחולו דיני מדינת ישראל בלבד. סמכות השיפוט הייחודית והבלעדית נתונה לבתי המשפט המוסמכים במחוז תל אביב-יפו.

בשאלות, בקשות או פניות בנוגע לשירות ולתנאי השימוש, ניתן ליצור עמנו קשר בכתובת: support@workfile.co.il