מדיניות פרטיות

WorkFile היא פלטפורמה לניהול מסמכי עובדים המיועדת בעיקר ללקוחות עסקיים (מעסיקים ונציגי משאבי אנוש), ובכלל זה Onboarding, טופס 101, מסמכי חתימה דיגיטלית, תלושי שכר וחיבורים למערכות שכר. במסגרת השירות אנחנו מעבדים מידע אישי של לקוחותינו ושל עובדיהם.

ביחס למידע האישי של עובדי הלקוח, הלקוח (מעביד) הוא בדרך כלל בעל השליטה במידע (Data Controller), ואילו החברה פועלת כמעבדת מידע (Data Processor) עבורו, אלא אם הדין מחייב אחרת או אם הוסכם אחרת בכתב. הלקוח אחראי לוודא כי יש לו בסיס משפטי לאיסוף ולהעברת המידע לשירות, וכי עובדיו מודעים למדיניות זו ככל שנדרש.

אנחנו מכבדים את פרטיות המשתמשים ופועלים בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 ותקנותיו. ככל שיחולו על השירות דינים נוספים בתחום הגנת המידע, לרבות תקנות ה-GDPR האירופיות, השירות יפעל בהתאם להוראותיהם, בכפוף להסכמים פרטניים ככל שיידרשו.

מדיניות זו חלה על כל המשתמשים בשירות, לרבות מנהלים, נציגי משאבי אנוש ועובדים המוזמנים לפורטל העובדים.

אנחנו אוספים את סוגי המידע הבאים:

• מידע שתוכל לזהות את הלקוח: שם, כתובת דוא"ל, טלפון, פרטי חברה ופרטי חשבון לחיוב.
• מידע על עובדים: שם, מספר תעודת זהות, כתובת, פרטי משפחה, פרטי בנק, תלושי שכר, מסמכים וטפסים שמילאו, חתימות דיגיטליות וכל מידע שהלקוח מעלה לשירות.
• מידע אימות ואבטחה: קודי OTP, מזהי התחברות, כתובות IP, נתוני אבטחה, יומני גישה ויומני פעילות (logs), ככל שהם נדרשים לצורך אבטחת השירות, אימות משתמשים ומניעת הונאות.
• מידע טכני: סוג דפדפן, מערכת הפעלה, מזהה מכשיר, עוגיות וטכנולוגיות מעקב לצורך תפעול ואבטחה.
• מידע על שימוש: פעולות שהתבצעו בשירות, גישות למסמכים, שינויים ויומני פעילות.

הלקוח (מעביד) הוא בדרך כלל הגורם המוסמך לספק לנו את מידע העובדים. על הלקוח להודיע לעובדיו על העברת המידע לשירות ולוודא שיש לו בסיס משפטי לכך, בהתאם לחוקי הגנת הפרטיות ולהסכמי העבודה הרלוונטיים.

אנחנו משתמשים במידע האישי לצורך המטרות הבאות בלבד:

• תפעול השירות, ניהול חשבונות ומתן תמיכה טכנית.
• עיבוד מסמכי עובדים, ובכלל זה טופס 101, מסמכי Onboarding, חתימות דיגיטליות ותלושי שכר.
• שליחת התראות ומיילים הנדרשים לשירות (לדוג', חתימה על מסמך, קודי חד-פעמיים).
• שיפור איכות השירות, תיקון תקלות ומניעת שימוש לרעה.
• אבטחת מידע, זיהוי הונאות, מניעת שימוש לא מורשה, ניהול הרשאות, ביקורת (Audit) ועמידה בדרישות אבטחת מידע.
• עמידה בדרישות דין, הוראות רגולטוריות וצווי בית משפט.

אנחנו לא נשתמש במידע לצורך פרסום, שיווק מופנה או מכירת מידע לצדדים שלישיים, אלא אם קיבלנו הסכמה מפורשת לכך.

העיבוד מתבסס על אחד או יותר מהבסיסים המשפטיים הבאים: הסכמה, צורך לקיים חוזה, אינטרסים לגיטימיים של החברה או הלקוח, חובה חוקית, או הגנה על חיי אדם, בריאותו או ביטחונו. העיבוד מתבצע בהיקף ובאופן הנדרש למטרה המשפטית המוצדקת.

אנחנו משתפים מידע אישי רק במקרים הבאים ובהיקף הנדרש:

• ספקי תשתית ושירות: העברת מידע לספקי ענן, מסדי נתונים, שליחת אימיילים ושירותי עיבוד נתונים נעשית רק במידה הנדרשת לצורך מתן השירות, ובכפוף להסכמים המחייבים את הספקים לשמור על סודיות ואבטחת מידע.
• שירותי חתימה דיגיטלית: לצורך שליחת מסמכים לחתימה ואימותה, בהתאם למדיניות של ספק החתימה.
• מערכות שכר וממשקים: כאשר הלקוח מחבר את WorkFile למערכת חיצונית בהסכמתו ובהתאם להגדרותיו.
• דרישות חוק: כאשר נדרש על פי דין, צו בית משפט או רשות מוסמכת.
• גורמים פנימיים: עובדי החברה וקבלני משנה מורשים בלבד, לצורך תפעול ותמיכה בשירות.

אנחנו לא מוכרים מידע אישי ולא משתפים אותו למטרות פרסום או שיווק של צדדים שלישיים.

המידע מאוחסן אצל ספקי תשתית וענן מוכרים ובעלי רמת אבטחה מקובלת. החברה מיישמת אמצעי אבטחה טכניים וארגוניים סבירים ומקובלים בהתאם לאופי השירות ולרגישות המידע, ובכלל זה ניהול הרשאות, בקרות גישה, הצפנה, גיבויים תקופתיים וניטור אירועי אבטחה.

על אף האמור, אין באפשרותנו להבטיח אבטחה מוחלטת. אנא שמור על סיסמתך בסודיות ודווח לנו מיידית על כל חשד לשימוש לא מורשה בחשבון.

אנחנו שומרים מידע אישי כל עוד הוא נדרש לצורך מתן השירות, לקיום התחייבויות חוזיות וחוקיות, או לצורך הגנה על זכויותינו.

לאחר סיום ההתקשרות עם לקוח, החברה רשאית לשמור את נתוני הלקוח למשך תקופה סבירה הנדרשת לצורכי גיבוי, שחזור, עמידה בדרישות הדין, טיפול במחלוקות או הגנה על זכויותיה, ולאחר מכן למחוק או לאנונימיזציה את המידע, בכפוף לכל דין.

כל משתמש זכאי לפנות אלינו בבקשה לעיין במידע האישי שלו, לתקן אותו, לעדכנו, למחוק אותו או להגביל את עיבודו, בכפוף לחוק הגנת הפרטיות ולזכויות הלקוח בנתונים העסקיים שלו.

כאשר החברה פועלת כמעבדת מידע עבור לקוח עסקי, ייתכן שבקשות מסוימות יופנו תחילה ללקוח, שהוא בעל השליטה במידע, ואנחנו נסייע ללקוח למלא את הבקשה בהתאם להסכם שבינינו. בקשות ניתן להגיש באמצעות הלקוח (מעביד) או ישירות לחברה בכתובת הדוא"ל המופיעה בסעיף 11. אנחנו נטפל בבקשה בתוך זמן סביר ובהתאם להוראות הדין.

השירות עשוי להשתמש בעוגיות וטכנולוגיות דומות לצורך תפעול השירות, אבטחה, אימות משתמשים וניתוח שימוש בסיסי. ניתן להגדיר את הדפדפן לחסום עוגיות, אך חלק מהתכונות עשויות שלא לתפקד כראוי במקרה כזה.

אנחנו רשאים לעדכן את מדיניות הפרטיות מעת לעת. במקרה של שינויים מהותיים, תימסר הודעה סבירה מראש בדוא"ל או בגוף השירות. המשך השימוש בשירות לאחר עדכון המדיניות מהווה הסכמה לגרסה המעודכנת.

לבירורים, בקשות בנוגע לפרטיות או תלונות, ניתן ליצור עמנו קשר בכתובת: support@workfile.co.il